Toda e qualquer nota fiscal eletrônica deve ser armazenada por no mínimo 5 anos, tanto as emitidas quanto as recebidas.
Como todos já sabem, as notas fiscais são os arquivos em formato XML e devem ser armazenados eletronicamente.
Alguns cuidados devem ser tomados ao executar essa tarefa:
• Arquivar as notas de forma organizada; Como o período legal de obrigatoriedade é de 5 anos o acúmulo de notas será inevitável e em caso de necessidade de uso separar e recuperar um lote delas será um problema.
• Arquivar de maneira profissionalizada; Novamente em razão do tempo obrigatório de guarda ser muito longo em regra as tecnologias comuns como o próprio computador, um servidor, um “pen drive” etc. não são suficientemente seguros, ferramentas especializadas são aconselháveis.
• Conferir a veracidade e a validade das notas fiscais recebidas antes de arquivá-las.
Apesar do fato de todos saberem que o arquivamento das notas é obrigatório e dos cuidados elencados acima serem importantes o que realmente faz a diferença na questão é a disciplina que uma rotina de backup exige.
A obrigação de guardar vários documentos eletrônicos diariamente, de forma regular e constante, que pode vir a ser útil um dia, e uma perspectiva de 5 anos em meio a uma rotina repleta de outras tarefas mais urgentes e imediatas vai contra as características do ser humano.
Acontece que na hipótese de uma fiscalização na empresa, no Estado de São Paulo, por exemplo, a multa para cada XML não encontrado é de R$ 1.200,00 (um mil e duzentos reais), é isso mesmo, um mil e duzentos reais para cada nota faltante no período de 5 anos acumulados. Façam as contas!
O risco é muito grande para não ficar preocupado. Não fazer o backup das notas pode criar um passivo tributário invisível que quando aparece tem um potencial de prejuízo enorme.
Atualmente já existem ferramentas que realizam essa tarefa de forma automática pela internet, incluindo em suas funções todos os cuidados para evitar problemas em uma eventual necessidade repentina.
O uso desse tipo de ferramenta é uma questão de responsabilidade, uma forma de garantir que não dependa exclusivamente da disciplina dos empresários a execução de uma tarefa tão facilmente esquecida e ao mesmo tempo tão perigosa quando negligenciada.
A única conclusão que podemos chegar é o caráter indispensável que um serviço desse possui, e, portanto, só cabe mais uma pergunta. Você já fez “backup” hoje?
Paulo Soares
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