Uma situação interessante está acontecendo nas empresas em razão da sistemática da nota fiscal eletrônica. Quando e como se deve cancelar uma nota fiscal emitida?
O cancelamento de uma NF-e é em muitos casos a solução correta para diversas situações do cotidiano do empresário, ocorre, porém, que a decisão de cancelar uma nota fiscal pode acarretar sérias conseqüências fiscais e contábeis influenciando diretamente nas tarefas do respectivo contabilista responsável.
Independente do motivo do cancelamento, os prazos determinados por lei como limites para o procedimento devem ser respeitados.
A primeira hipótese e mais simples acontece quando o empresário, ou por erro de tributação ou por desacordo comercial, cancela a nota fiscal emitida dentro do prazo de 24 horas. O cancelamento nas primeiras 24 horas contadas da emissão da NF-e é o mais simples da legislação, não exigindo qualquer outra formalidade para sua execução a não ser o simples procedimento digital necessário para mudar o status do documento contanto que a mercadoria ainda não tenha circulado, ou seja, ainda não tenha saído do estabelecimento do emitente. (www.fazenda.sp.gov.br/nfe/perguntas_frequentes/respostas_V.asp)
Após as primeiras 24 horas contadas do momento da emissão da nota fiscal a questão complica um pouco. O empresário que quiser cancelar uma nota fiscal após o prazo inicial de 24 horas ainda pode fazê-lo dentro do prazo de 480 horas, ou seja, aproximadamente 20 dias. (www.fazenda.sp.gov.br/nfe/perguntas_frequentes/respostas_V.asp)
Acontece que na hipótese do empresário cancelar uma nota dentro do prazo de aproximadamente 20 dias ficará sujeito à penalidade prevista no item z1 do inciso IV do artigo 527 do RICMS do Estado de São Paulo, que prevê uma multa de 10% do valor da nota cancelada com um valor mínimo de 15 UFESPs quando o cancelamento é feito sem a autorização do fisco, ou multa de 1% do valor da nota cancelada com um valor mínimo de 6 UFESPs quando o cancelamento é feito com autorização do fisco. (www.fazenda.sp.gov.br/nfe/perguntas_frequentes/respostas_V.asp)
Existe ainda o caso do empresário precisar cancelar a nota após o prazo de 20 dias, o que demanda todo um processo administrativo junto ao posto fiscal responsável pela empresa, onde deve ser feito o pedido de cancelamento contendo, a chave de acesso da NF-e a ser cancelada, a folha do livro de Registro de Saídas e/ou Entradas que contenha seu lançamento, ou o arquivo do EFD com a mesma informação, a comprovação que a operação não ocorreu e finalmente a declaração do representante legal da empresa justificando qual o motivo que o levaram a não realizar o cancelamento dentro do prazo legal. (www.fazenda.sp.gov.br/nfe/perguntas_frequentes/respostas_V.asp)
Importante perceber que o pedido administrativo pode ou não ser autorizado pelo posto fiscal, e mesmo que autorizado o cancelamento o empresário pagará a multa prevista de qualquer forma.
Sendo assim, o melhor a fazer e tomar todos os cuidados possíveis na emissão das notas fiscais eletrônicas com o objetivo de cancelar o menor número possível de documentos, e quando o cancelamento for inevitável descobrir junto ao seu contabilista de confiança quais os procedimentos necessários e quais serão suas conseqüências.
Paulo Soares
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