Todo
empresa contábil sofre com os mesmos problemas. A nota fiscal eletrônica
emitida incorretamente por seus clientes é um deles.
Em
regra os contribuintes emitem suas notas fiscais eletrônicas durante todo o
período do mês e somente ao final enviam os documentos para o escritório
contábil processá-los.
Uma das
características da nota eletrônica é a forma de comunicação instantânea com a
Secretaria da Fazenda - em tempo real o contribuinte pede e recebe autorização
para emitir suas notas.
A Secretaria
da Fazenda autoriza e registra a nota emitida independente do conteúdo do
documento estar ou não de acordo com a legislação fiscal.
A autorização
da nota fiscal por parte do Fisco produz uma falsa sensação de segurança no
contribuinte que imagina que sua operação foi homologada pelo Estado.
No final do
mês, ao receber o lote de notas emitidas por seus clientes, o contabilista
percebe que algumas foram elaboradas de forma equivocada podendo gerar uma gama
de conseqüências negativas.
O sentimento é
de frustração, a vontade é de voltar no tempo. Agora é tarde, a nota que não
pode mais ser cancelada fica assim sem conserto. O documento foi previamente
registrado junto a Secretaria da Fazenda e não pode mais ser modificado, deve
ser lançado pelo contabilista de forma idêntica a que já consta do banco de
dados do Fisco.
Casos muito
graves podem ser objeto de um processo administrativo endereçado ao posto
fiscal responsável, mas como é cediço, são pouquíssimas hipóteses que valem o
custo de cutucar o Fisco com vara curta.
Com abuso de
algumas expressões populares para a clareza da mensagem, o ideal para esse caso
é utilizar a filosofia do “é melhor prevenir do que remediar” do que a tese de
que “problema que não tem solução, solucionado está”.
A melhor
atitude para todos é encontrar uma maneira que diminua drasticamente o risco do
contribuinte errar a nota fiscal na hora de emitir. Informação e disciplina são
elementos essenciais para a tarefa.
O contribuinte
deve saber como emitir a nota e aplicar esse conhecimento de maneira
invariável.
Imagino que muitos contabilistas devem
estar lendo essas palavras e julgando a tarefa como impossível, desanimados com
a experiência que vivenciam no dia a dia com seus clientes.
A resposta
óbvia para a questão é a tecnologia, da mesma forma que o Fisco tem se beneficiado
dela para fiscalizar as empresas os contribuintes e seus contabilistas devem
fazer o mesmo para não permanecerem em um estado hipossuficiente ou vulnerável.
Sistemas de
emissão de nota fiscal eletrônica com parametrização fiscal e de preços razoáveis
representam a solução para casos mais simples, empresas complexas merecem um
produto mais completo capaz de geri-las de forma integrada.
Atualmente as
ferramentas mais eficazes são aquelas instaladas nas nuvens, dando a
possibilidade para que contribuintes e contabilistas possam trabalhar de forma
colaborativa em um processo contínuo de aprendizado e acompanhamento permanente
da legislação.
Quanto ao
custo já existem ferramentas desse tipo que executam o serviço por menos de R$
3,00 (três reais) mensais para cada empresa, ou seja, não existe mais nenhuma
desculpa capaz de justificar erros em notas fiscais eletrônicas no Brasil.
Até a próxima.
Paulo Soares.
Advogado tributarista consultor
de legislação para empresas de tecnologia especializadas em produtos de gestão
administrativa, fiscal e contábil além de co-fundador da Wave Solutions.
www.facebook.com/wavesolutionsbr
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