A VERDADEIRA INOVAÇÃO DA INTERNET - Por Paulo Soares.

Artigo baseado no livro “FREE: O Futuro dos Preços” de Chris Anderson. Editora Elsevier.

Muitas são as diferenças entre empreender um negócio tradicional e um totalmente virtual.
No mundo da Internet existem outras recompensas pelos serviços prestados além do tradicional dinheiro. A atenção recebida pela empresa e a reputação dos seus serviços são moedas próprias desse mundo e, em muitos casos, tão importantes quanto o dinheiro de verdade.

A peculiar característica de negócios poderem ser avaliados monetariamente mesmo que não haja dinheiro envolvido em suas transações acabou por permitir o surgimento de empresas preocupadas em gerar o máximo de atenção na Web prestando serviços de boa reputação sem cobrar um único centavo por isso.

Normalmente esse tipo de empresa é sustentado com dinheiro de investidores que possuem a esperança de um dia transformar essa atenção em receita verdadeira.
A maneira mais comum de atrair dinheiro para operação é a velha estratégia de vender espaço para anúncios de propaganda, mas essa fórmula perde força a cada dia.
Outro destino comum era ser comprada por uma empresa maior e ter seu serviço absorvido em um portfólio mais amplo, o que também é cada vez mais raro.

A saturação desse modelo de negócio baseado exclusivamente em atenção e reputação está obrigando as empresas virtuais a tomar atitudes realmente inovadoras.

Ironicamente a grande inovação está em ter a capacidade de fazer com que os próprios usuários paguem pelos serviços prestados pelas empresas virtuais, a mesma capacidade que toda empresa tradicional sempre teve como obrigação principal.

O que dificulta e exige criatividade por parte do empresário é a cultura do grátis incutida nos consumidores que estão acostumados a não pagar por praticamente nada que venha da internet.

Qual deve ser o diferencial de uma empresa perante seus concorrentes capaz de motivar o consumidor a pagar por um serviço que outros fazem de graça?
Os empresários do mercado virtual sempre foram orgulhosos de suas inovações, mas agora chegou o momento da mais importante delas; Inovar na maneira de gerar a própria receita.


Paulo Soares.

Você armazena suas NF-e´s? Sabe o que acontece com quem não armazena? - Por Paulo Soares

Toda e qualquer nota fiscal eletrônica deve ser armazenada por no mínimo 5 anos, tanto as emitidas quanto as recebidas.


Como todos já sabem, as notas fiscais são os arquivos em formato XML e devem ser armazenados eletronicamente.


Alguns cuidados devem ser tomados ao executar essa tarefa:


• Arquivar as notas de forma organizada; Como o período legal de obrigatoriedade é de 5 anos o acúmulo de notas será inevitável e em caso de necessidade de uso separar e recuperar um lote delas será um problema.
• Arquivar de maneira profissionalizada; Novamente em razão do tempo obrigatório de guarda ser muito longo em regra as tecnologias comuns como o próprio computador, um servidor, um “pen drive” etc. não são suficientemente seguros, ferramentas especializadas são aconselháveis.
• Conferir a veracidade e a validade das notas fiscais recebidas antes de arquivá-las.


Apesar do fato de todos saberem que o arquivamento das notas é obrigatório e dos cuidados elencados acima serem importantes o que realmente faz a diferença na questão é a disciplina que uma rotina de backup exige.


A obrigação de guardar vários documentos eletrônicos diariamente, de forma regular e constante, que pode vir a ser útil um dia, e uma perspectiva de 5 anos em meio a uma rotina repleta de outras tarefas mais urgentes e imediatas vai contra as características do ser humano.


Acontece que na hipótese de uma fiscalização na empresa, no Estado de São Paulo, por exemplo, a multa para cada XML não encontrado é de R$ 1.200,00 (um mil e duzentos reais), é isso mesmo, um mil e duzentos reais para cada nota faltante no período de 5 anos acumulados. Façam as contas!


O risco é muito grande para não ficar preocupado. Não fazer o backup das notas pode criar um passivo tributário invisível que quando aparece tem um potencial de prejuízo enorme.


Atualmente já existem ferramentas que realizam essa tarefa de forma automática pela internet, incluindo em suas funções todos os cuidados para evitar problemas em uma eventual necessidade repentina.


O uso desse tipo de ferramenta é uma questão de responsabilidade, uma forma de garantir que não dependa exclusivamente da disciplina dos empresários a execução de uma tarefa tão facilmente esquecida e ao mesmo tempo tão perigosa quando negligenciada.


A única conclusão que podemos chegar é o caráter indispensável que um serviço desse possui, e, portanto, só cabe mais uma pergunta. Você já fez “backup” hoje?

Paulo Soares

A NOTA FISCAL ELETRÔNICA SEM CONSERTO - Por Paulo Soares

Todo empresa contábil sofre com os mesmos problemas. A nota fiscal eletrônica emitida incorretamente por seus clientes é um deles.

Em regra os contribuintes emitem suas notas fiscais eletrônicas durante todo o período do mês e somente ao final enviam os documentos para o escritório contábil processá-los.

Uma das características da nota eletrônica é a forma de comunicação instantânea com a Secretaria da Fazenda - em tempo real o contribuinte pede e recebe autorização para emitir suas notas.

A Secretaria da Fazenda autoriza e registra a nota emitida independente do conteúdo do documento estar ou não de acordo com a legislação fiscal.

A autorização da nota fiscal por parte do Fisco produz uma falsa sensação de segurança no contribuinte que imagina que sua operação foi homologada pelo Estado.

No final do mês, ao receber o lote de notas emitidas por seus clientes, o contabilista percebe que algumas foram elaboradas de forma equivocada podendo gerar uma gama de conseqüências negativas.

O sentimento é de frustração, a vontade é de voltar no tempo. Agora é tarde, a nota que não pode mais ser cancelada fica assim sem conserto. O documento foi previamente registrado junto a Secretaria da Fazenda e não pode mais ser modificado, deve ser lançado pelo contabilista de forma idêntica a que já consta do banco de dados do Fisco.

Casos muito graves podem ser objeto de um processo administrativo endereçado ao posto fiscal responsável, mas como é cediço, são pouquíssimas hipóteses que valem o custo de cutucar o Fisco com vara curta.

Com abuso de algumas expressões populares para a clareza da mensagem, o ideal para esse caso é utilizar a filosofia do “é melhor prevenir do que remediar” do que a tese de que “problema que não tem solução, solucionado está”.

A melhor atitude para todos é encontrar uma maneira que diminua drasticamente o risco do contribuinte errar a nota fiscal na hora de emitir. Informação e disciplina são elementos essenciais para a tarefa.

O contribuinte deve saber como emitir a nota e aplicar esse conhecimento de maneira invariável.

 Imagino que muitos contabilistas devem estar lendo essas palavras e julgando a tarefa como impossível, desanimados com a experiência que vivenciam no dia a dia com seus clientes.

A resposta óbvia para a questão é a tecnologia, da mesma forma que o Fisco tem se beneficiado dela para fiscalizar as empresas os contribuintes e seus contabilistas devem fazer o mesmo para não permanecerem em um estado hipossuficiente ou vulnerável.

Sistemas de emissão de nota fiscal eletrônica com parametrização fiscal e de preços razoáveis representam a solução para casos mais simples, empresas complexas merecem um produto mais completo capaz de geri-las de forma integrada.

Atualmente as ferramentas mais eficazes são aquelas instaladas nas nuvens, dando a possibilidade para que contribuintes e contabilistas possam trabalhar de forma colaborativa em um processo contínuo de aprendizado e acompanhamento permanente da legislação.

Quanto ao custo já existem ferramentas desse tipo que executam o serviço por menos de R$ 3,00 (três reais) mensais para cada empresa, ou seja, não existe mais nenhuma desculpa capaz de justificar erros em notas fiscais eletrônicas no Brasil.

Até a próxima.                   

Paulo Soares.

Advogado tributarista consultor de legislação para empresas de tecnologia especializadas em produtos de gestão administrativa, fiscal e contábil além de co-fundador da Wave Solutions.

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O EMPRESÁRIO E SUA EMPRESA - OS REFLEXOS DO SPED NOS RELACIONAMENTOS

O SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) é um programa que envolve todas as esferas fiscais brasileiras, Nacional, Estadual e Municipal, tendo como objetivo final controlar digitalmente 100% das atividades empresariais no Brasil.


O que a administração pública espera como resultado é um sistema tributário totalmente integrado pela internet com controle absoluto sobre as obrigações legais dos contribuintes.

Na prática a conseqüência para o empresário é mais simples e direta; Nos próximos anos o governo vai controlar tudo o que fizermos independente da presença de um fiscal, e isso ocorrerá de forma rápida e precisa.


Paradigmas culturais de uma parcela dos empresários brasileiros como o “caixa 2”e todos seus comportamentos adjacentes que resultam em diminuição dos valores que deveriam ser recolhidos aos cofres públicos serão extintos.


Assim como qualquer quebra de paradigma essa também será traumática. A mudança obrigatória na maneira de conduzir seu negócio vai forçar o empresário a mudar também suas políticas de relacionamento.


Como lidar com a nova conjuntura e relacionar-se com os sujeitos ali inseridos será determinante para fazer com que a empresa seja capaz de sobreviver.

O empresário em sua rotina relaciona-se com vários agentes; Clientes, fornecedores, governo, comunidade, sócios, contabilista etc. e para enfrentar o desafio em questão deverá rever alguns aspectos desses relacionamentos.


O principal relacionamento que deve ser revisto é o que o empresário possui com a própria empresa.


Os empresários devem questionar a si mesmos qual o significado que seus negócios possuem em suas vidas. O que a empresa representa para ele e para sua família, para seus funcionários, clientes e fornecedores, para o mercado, enfim para toda sociedade.


A causa mais comum da situação precária que muitas empresas vivem atualmente no Brasil é a concepção do empresário que considera seu empreendimento unicamente como um meio de subsistência.


Quando a empresa é vista como uma instituição que possui objetivo próprio independente daqueles de seus sócios, sem que haja confusão entre seus recursos e patrimônios, com uma gestão profissionalizada, sem influência sentimental e com uma meta clara a ser alcançada a probabilidade de sucesso é imensa.


Uma empresa profissionalizada tem condições de gerar as informações necessárias para determinar qual a margem de lucro possível de ser obtida em determinado mercado e de acordo com seus custos reais, incluindo seus tributos e sem a necessidade de omitir receitas para pagar menos impostos.


Toda essa mudança pode parecer difícil a primeira vista, principalmente para aqueles que estão sozinhos na aventura de empreender, mas o que poucos sabem é que geralmente os seus contabilistas possuem os conhecimentos necessários para todas as tarefas necessárias, e sobre o relacionamento entre o empresário e seu contador falaremos no próximo texto.

Por Paulo Soares

NÃO BASTA EMITIR A NOTA FISCAL ELETRÔNICA III - Por Paulo Soares

No terceiro texto sobre o mesmo tema, emissão das notas fiscais, abordaremos a questão da obrigatoriedade de arquivamento das notas fiscais eletrônicas recebidas pelo contribuinte.


Em qualquer operação acobertada por nota fiscal eletrônica, seja de compra, de devolução, de remessa etc. o destinatário da NF-e deve invariavelmente arquivar os XML´s pelo período de 6 anos.


A regra é a mesma aplicada para as notas emitidas; Cinco anos da prescrição tributária além do exercício de emissão, e com as mesmas penalidades, R$ 1.200,00 (mil e duzentos reais) de multa por cada XML não localizado em caso de fiscalização no Estado de São Paulo.


Além disso, ainda temos os cuidados de verificação e validação que devem ser feitos ao receber as notas dos fornecedores.


A primeira delas é ter certeza que a nota fiscal realmente está destinada para sua empresa. Pode parecer estranho, mas acontece com muito mais freqüência do que se pode imaginar. Receber notas fiscais de fornecedores que, por equívoco ou por má fé do emitente, não são destinadas para o CNPJ correto é corriqueiro.


A coisa é grave, independente do motivo que fez com que essa nota chegasse até a empresa sua presença é extremamente maléfica. A eventual escrituração do documento nos livros fiscais pode causar um grande prejuízo financeiro em forma de multa por parte do fisco que, considerando a conduta como fraudulenta, pode inclusive comunicar o Ministério Público para que providências criminais sejam tomadas.


Outra verificação a ser feita é a validade da nota fiscal recebida. A nota fiscal em formato XML obedece a um trâmite de elaboração, assinatura e permissão de emissão por parte das Secretarias da Fazenda dos Estados. Ao receber uma nota do seu fornecedor é imprescindível conferir se está oficialmente autorizada.


A melhor maneira que existe para essa verificação se faz por meio de uma consulta no site da SEFAZ, a não ser que a empresa possua uma ferramenta digital que realize automaticamente a validação.


Novamente, caso uma nota fiscal eletrônica com a emissão não autorizada seja juridicamente internada na empresa, em caso de fiscalização as conseqüências serão idênticas à hipótese anterior, multa e possível processo criminal para o empresário.


Finalmente existe a necessidade prevenir o mais óbvio dos erros - escriturar a nota fiscal em duplicidade. Outro caso que ocorre regularmente nas empresas é a possibilidade de lançar duas ou mais vezes a mesma nota nas apurações fiscais, potencialmente, as conseqüências dessa conduta são as mesmas que as duas anteriores, e por esse motivo, é capaz de gerar o mesmo resultado nefasto.


Por mais simples que pareça, receber, lançar e arquivar as notas fiscais recebidas é uma tarefa crítica da rotina de uma empresa, e deve ser tratada com a gravidade que as informações sobreditas comprovam que ela merece.

Paulo Soares

NÃO BASTA EMITIR A NOTA FISCAL ELETRÔNICA II - Por Paulo Soares

Dando continuidade a série de textos que pretende explorar algumas informações básicas sobre a Nota Fiscal Eletrônica passamos a abordar novos assuntos práticos de grande relevância para a vida saudável das empresas do ponto de vista fiscal.

Aos empresários não basta emitir a nota fiscal eletrônica com já diz nosso título, a grande maioria dos contribuintes entende que cumpriu sua obrigação ao ter a emissão de sua nota fiscal eletrônica autorizada, mas isso é só o começo da história.

Após receber a autorização de emissão da nota por parte da Secretaria da Fazenda Estadual a empresa deve tomar três providências com seu documento; Realizar o backup do arquivo; Enviar o arquivo para o destinatário da nota; Disponibilizá-lo para o contador responsável pela empresa.

No presente texto vamos explorar a primeira providência, ou seja, o arquivamento obrigatório do XML.

Insistindo nas diferenças entre o DANFE e o arquivo XML já sabemos que não adianta arquivar os papéis onde foram impressos os DANFES achando que aquilo é documento apto para surtir efeito jurídico.

O que realmente se deve fazer é o backup dos arquivos XML durante o período de 5 anos da prescrição tributária além do ano de exercício da própria emissão do documento, o que para simplificar e não errar no cálculo aconselhamos arredondar o período para 6 anos por via das dúvidas.

Mas a pergunta é o que devemos guardar e como? Quase ninguém sabe, mas para o fisco todos os arquivos XML enviados para serem autorizados como notas fiscais são considerados juridicamente relevantes e não somente aqueles que foram autorizados.

Os arquivos enviados pelo contribuinte para a Secretaria da Fazenda Estadual são tecnicamente denominados de XML-E, e os arquivos recebidos com a resposta da consulta dada pela Secretaria da Fazenda Estadual são tecnicamente denominados XML-S e ambos devem ser arquivados de forma organizada e segura por 6 anos.

Tanto os arquivos originalmente produzidos pelo contribuinte antes de serem enviados para aprovação, quanto os recebidos com as respostas do fisco, independente de qual tenha sido essa resposta, devem ser arquivados, e quando afirmamos que isso deve ser feito de forma organizada não é por capricho.

Como afirmamos anteriormente esse backup deve englobar um período de 6 anos, assim, o número de notas fiscais acumuladas será grande. Eventualmente, ocorrendo a necessidade de recuperá-las para atender uma fiscalização, separar as corretas para enviá-las e cumprir a intimação dentro do prazo estipulado, que pode ser fixado em horas como é permitido ao agente fiscal, pode se transformar em um grande problema.

Por tudo o que foi dito até aqui é óbvio que a maneira de realizar o backup dessas notas também importa muito, e sendo assim, as empresas devem adotar uma política de backup especial para os arquivos XML. Uma política que leve em consideração em primeiro lugar a garantia que todos os arquivos estão sendo arquivados em segurança sem exceção, e que também possua mais de um receptáculo de armazenamento, ou seja, arquivar os XML´s por meio de pelo menos dois métodos diferentes e reciprocamente redundantes, de preferência que pelo menos um deles seja de nível profissionalizado.

Devemos prestar atenção ainda a outro aspecto fundamental, tudo o que foi dito sobre o arquivamento das notas fiscais emitidas pelo empresário também vale para as notas fiscais eletrônicas recebidas tendo seu CNPJ como destinatário, mas esse assunto fica para o próximo texto dessa mesma série.

Paulo Soares

NÃO BASTA EMITIR A NOTA FISCAL ELETRÔNICA I - Por Paulo Soares

Apesar da Nota fiscal eletrônica não ser mais novidade para os empresários ainda existe muita desinformação sobre questões básicas relacionadas ao documento eletrônico.

Muitos contribuintes ainda confundem a nota fiscal com o DANFE. Como o próprio nome já explica Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) não pode ser ao mesmo tempo documento auxiliar da nota e a própria nota.


O DANFE não passa de uma mera representação gráfica da verdadeira nota fiscal que existe unicamente em sua forma eletrônica por meio do conteúdo de um arquivo XML. A nota fiscal eletrônica nada mais é que o conjunto de informações contido em um arquivo eletrônico em formato XML com um layout especificado por lei e que expressa uma operação de venda, remessa, etc.


A nota fiscal é um documento fiscal das empresas, e como todo documento a nota fiscal possui relevância jurídica, e seguindo o raciocínio do que foi escrito nos parágrafos acima, no caso do documento nota fiscal eletrônica o que possui relevância jurídica é exatamente o arquivo XML e seu conteúdo.


Podemos dizer então que o DANFE não passa de um resumo escrito de forma ordenada e legível para os leigos das informações completas contidas no XML. O DANFE serve unicamente como referência para acompanhar a mercadoria em seu trânsito e para a conferência no momento de chegada ao destino.


A informação mais importante escrita no DANFE é a chave de acesso representada pelo código de barras ou pelo número de 42 dígitos impressos em seus campos próprios. Com a chave de acesso é que por meio do site da Secretaria da Fazenda Estadual os contribuintes ou os fiscais podem conferir a existência e exatidão das informações da nota fiscal, e não pela simples leitura do DANFE.


Basicamente o que se pretende afirmar aqui é que a DANFE não é confiável e pode ser facilmente alterada, ou falsificada, assunto que será abordado em outro texto da série sobre informações básicas sobre NF-e do qual esse é o primeiro.


Os empresários devem ter em mente que o DANFE não se presta principalmente para duas coisas, primeiro ele não serve como documento a ser enviado para o escritório de contabilidade para ser escriturado nos livros fiscais da empresa, e em segundo, ele nunca deve ser considerado como um documento e, portanto, guardar cópias do DANFE não tem o mesmo significado que tinha a guarda das notas fiscais tradicionais extraídas dos antigos blocos de notas ou dos ultrapassados formulários contínuos impressos por computador.

Antigamente, quando a empresa sofria um fiscalização os empresários atendiam as intimações entregando seus livros fiscais em conjunto com caixas e caixas de notas fiscais de papel para o trabalho de conferência do agente fiscal, atualmente, o que deve ser entregue para satisfazer a vontade do fisco não passa de um conjunto de arquivos eletrônicos, alguns são as notas fiscais outros os próprios livros em formato digital.

Experimente entregar um DANFE para o fiscal fazer seu trabalho e receba imediatamente uma multa de R$ 1.200,00 para cada XML não encontrado em seus arquivos de backup, mas esse assunto também será objeto de um texto próprio dessa série.

Paulo Soares

Cloud Computing: Como aumentar a produtividade usando a tecnologia

Historicamente passamos por revoluções que colocam nossa civilização em patamares mais altos, toda nova tecnologia descoberta acelera o processo produtivo e muda nossa forma de trabalhar e viver. Para ilustrar nosso comentário podemos citar algumas importantes invenções: utilização do fogo, a roda, agricultura, navegação, motor a vapor entre outras. Hoje nos deparamos com uma nova descoberta que aumenta nossas fronteiras produtivas e torna possíveis soluções que antes pareciam estar longe demais, estou falando do Cloud Computing ou em português: computação nas nuvens.

A computação nas nuvens consiste em utilizar o ambiente web com aplicativos inteligentes que possibilitam a operação a partir de qualquer dispositivo com acesso a internet, permite também o compartilhamento com múltiplos usuários além da operação colaborativa, tudo isso parece lindo no discurso, porém o que fazer com essa tecnologia para que você realmente aumente sua produtividade?

Para uma empresa tirar proveito do Cloud Computing ela necessita aderir às ferramentas que potencializem sua capacidade, como por exemplo: sua equipe de vendas tirando pedidos e gerando automaticamente um rascunho da nota fiscal tudo isso na frente do cliente, seu setor de cobrança podendo se comunicar com um clique com todos os seus devedores, obter dados de múltiplos locais de estoque em tempo real, informação vinda da linha de produção sobre o estágio que cada produto está.

Tudo isso e outros recursos aumentariam sua produtividade, hoje o Cloud Computing compara-se a invenção do motor, resta apenas você escolher como você utilizará.

Luiz Soares

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Cancelar ou não uma NF-e, eis a questão - Por Paulo Soares

Uma situação interessante está acontecendo nas empresas em razão da sistemática da nota fiscal eletrônica. Quando e como se deve cancelar uma nota fiscal emitida?

O cancelamento de uma NF-e é em muitos casos a solução correta para diversas situações do cotidiano do empresário, ocorre, porém, que a decisão de cancelar uma nota fiscal pode acarretar sérias conseqüências fiscais e contábeis influenciando diretamente nas tarefas do respectivo contabilista responsável.

Independente do motivo do cancelamento, os prazos determinados por lei como limites para o procedimento devem ser respeitados.

A primeira hipótese e mais simples acontece quando o empresário, ou por erro de tributação ou por desacordo comercial, cancela a nota fiscal emitida dentro do prazo de 24 horas. O cancelamento nas primeiras 24 horas contadas da emissão da NF-e é o mais simples da legislação, não exigindo qualquer outra formalidade para sua execução a não ser o simples procedimento digital necessário para mudar o status do documento contanto que a mercadoria ainda não tenha circulado, ou seja, ainda não tenha saído do estabelecimento do emitente. (www.fazenda.sp.gov.br/nfe/perguntas_frequentes/respostas_V.asp)

Após as primeiras 24 horas contadas do momento da emissão da nota fiscal a questão complica um pouco. O empresário que quiser cancelar uma nota fiscal após o prazo inicial de 24 horas ainda pode fazê-lo dentro do prazo de 480 horas, ou seja, aproximadamente 20 dias. (www.fazenda.sp.gov.br/nfe/perguntas_frequentes/respostas_V.asp)

Acontece que na hipótese do empresário cancelar uma nota dentro do prazo de aproximadamente 20 dias ficará sujeito à penalidade prevista no item z1 do inciso IV do artigo 527 do RICMS do Estado de São Paulo, que prevê uma multa de 10% do valor da nota cancelada com um valor mínimo de 15 UFESPs quando o cancelamento é feito sem a autorização do fisco, ou multa de 1% do valor da nota cancelada com um valor mínimo de 6 UFESPs quando o cancelamento é feito com autorização do fisco. (www.fazenda.sp.gov.br/nfe/perguntas_frequentes/respostas_V.asp)

Existe ainda o caso do empresário precisar cancelar a nota após o prazo de 20 dias, o que demanda todo um processo administrativo junto ao posto fiscal responsável pela empresa, onde deve ser feito o pedido de cancelamento contendo, a chave de acesso da NF-e a ser cancelada, a folha do livro de Registro de Saídas e/ou Entradas que contenha seu lançamento, ou o arquivo do EFD com a mesma informação, a comprovação que a operação não ocorreu e finalmente a declaração do representante legal da empresa justificando qual o motivo que o levaram a não realizar o cancelamento dentro do prazo legal. (www.fazenda.sp.gov.br/nfe/perguntas_frequentes/respostas_V.asp)

Importante perceber que o pedido administrativo pode ou não ser autorizado pelo posto fiscal, e mesmo que autorizado o cancelamento o empresário pagará a multa prevista de qualquer forma.

Sendo assim, o melhor a fazer e tomar todos os cuidados possíveis na emissão das notas fiscais eletrônicas com o objetivo de cancelar o menor número possível de documentos, e quando o cancelamento for inevitável descobrir junto ao seu contabilista de confiança quais os procedimentos necessários e quais serão suas conseqüências.

Paulo Soares

Planejamento: O mapa para um destino.

Todo mundo tem desejos e metas para a vida, carro do ano, uma viagem especial, e outros sonhos de consumo que normalmente são acompanhados de uma exigência monetária. Com empresas não é diferente, elas querem aumentar a carteira de clientes, melhorar a capacidade de produção, reduzir os custos, porém entre a situação atual e a ideal encontra-se uma ponte chamada planejamento e este caminho deve contemplar a necessidade financeira para adequar os seus objetivos. A estas necessidades financeiras de curto prazo vamos dar o nome de Metas. Estas metas são peças estruturais da nossa ponte que em conjunto nos farão chegar ao destino. É importante o empresário ter em sua gestão o controle de números projetados (Metas) e os números reais para conseguir promover ações visando alcançar seus objetivos. Para isso devemos observar a fórmula de lucro de uma empresa que é descrita numa visão simples por: Lucro = (Preço médio X Quantidade) – Custos. Tendo isso em vista, uma empresa deve adotar metas de curto prazo para preço médio, quantidade e custos e a proporção de cada variável dependerá da estratégia adotada que deverá ser um mix das seguintes:

• Produto Premium: nessa estratégia a empresa opta por uma elevação do preço médio. Nesse caso o público alvo deve ser consumidores com capacidade financeira e a qualidade do produto tem que ser superior ao da concorrência, transmitindo uma mensagem de excelência e exclusividade.

• Massificação: nessa abordagem temos foco no aumento da quantidade. A empresa deve ter sólida estrutura de produção e atendimento, assim como capacidade em trabalhar com preços populares, com custos fixos pulverizados em maiores quantidades.

• Eficiência em Custos: nesse modelo o principal objetivo é a redução dos custos. Usualmente a possibilidade mais utilizada em mercados competitivos onde o produto é similar aos concorrentes e o preço estabelecido pelo mercado, tendo uma abordagem semelhante às commodities.

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O GOVERNO COMO SÓCIO COMPULSÓRIO - Por Paulo Soares

A INFORMATIZAÇÃO DO FISCO BRASILEIRO.

Todo empresário sabe que tem o Governo como sócio obrigatório em seu negócio. Um sócio que mesmo sem trabalhar e independente se o resultado represente lucro ou prejuízo exige a sua parte em dinheiro. Faça chuva ou faça sol, lá estará pronto para receber o que lhe cabe.Para piorar o Governo é um sócio implacável, não perdoa nem negocia. Caso sua parte não seja entregue na quantidade e no prazo correto o empresário sofre conseqüências nefastas que vão da cobrança dos valores acrescidos de juros, correção monetária e multa ou até situações mais graves que podem impedir a continuidade das atividades da empresa.Até aqui nenhuma novidade, o fato novo que motiva a elaboração do presente comunicado é a maneira que o “Sócio” Governo passa a atuar de agora em diante com o advento da informatização do fisco brasileiro que se considerava até então ausente no efetivo controle de seus sócios.A ausência não ocorria por vontade própria, mas pela circunstância de possuir tantos sócios em tantas sociedades espalhadas pelo Brasil inteiro que era humanamente impossível fiscalizar se todos declaravam verdadeiramente o quanto deviam pagar em razão de suas operações.Isso explica facilmente como, apesar de tantas leis, tanta burocracia e formalidades para montar e operar uma empresa no Brasil ainda assim era possível sonegar impostos omitindo ou fraudando as informações que deviam ser repassadas ao fisco e conseqüentemente não pagar impostos e taxas devidas.Acontece que esse panorama vem paulatinamente se transformando, o “Sócio” Governo utilizando as vantagens da tecnologia aumentou exponencialmente sua capacidade de fiscalizar e principalmente de reagir rapidamente contra quem ainda tenta ludibriá-lo.A informatização da fiscalização representa uma drástica mudança de comportamento do “Sócio” Governo em relação às suas práticas anteriores, agora ele não será mais ausente, ao invés disso, acompanhará as operações das empresas de perto, “on line”, em tempo real e às vezes até de maneira antecipada, fiscalizando e cobrando seus impostos antes mesmo que o evento ocorra.Resumindo, aquele sócio que apesar de não ajudar em nada passava na empresa todo final de mês para recolher sua parte do dinheiro, mas não conferia o quanto estava levando por falta de tempo, vai continuar passando para buscar seus valores, mas de agora em diante, ele saberá, antecipadamente, as quantias devidas com precisão digital.

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ERROS MENORES MULTAS IGUAIS - Por Paulo Soares

Pouca gente sabe, mas todo erro cometido na elaboração de uma nota fiscal eletrônica, mesmo que não influencie no calculo do imposto, pode gerar multa em dinheiro no caso de uma fiscalização.

O fato do erro não diminuir o imposto a ser pago é irrelevante para o fiscal, pagar o imposto corretamente não é a única obrigação do contribuinte que deve também prestar todas as informações contidas na nota de forma correta.

Cada campo de preenchimento obrigatório da NF-e contém uma informação que o Fisco utiliza no seu processo de fiscalização e controle das operações de industrialização e/ou de circulação de mercadorias e serviços.

Essas mesmas informações são analisadas em conjunto de forma sistemática pelos computadores do governo que possuem inteligência suficiente para detectar padrões estranhos de comportamento de toda uma cadeia de contribuintes que, de forma combinada, possam estar fraudando a tributação.

Portanto não se enganem, pequenos erros que podem parecer irrelevantes se considerados de forma isolada em uma única nota fiscal como a classificação equivocada do PIS/COFINS, ou a utilização de um CFOP aproximado ao invés do exato são suficientes para gerar um auto de infração fiscal e uma multa em dinheiro.

Vale ressaltar ainda que o fiscal pode revisar todas as notas da empresa dos últimos 5 anos e aplicar uma multa para cada uma que encontrar com irregularidade, ou seja, o prejuízo pode ser enorme.

O maior perigo deste cenário é a dificuldade do contribuinte em perceber que está praticando pequenas irregularidades diariamente, e assim, formando um passivo silencioso em sua empresa correndo o risco de enfrentar uma situação economicamente inviável em caso de fiscalização e autuação.

A solução para esse panorama preocupante é a prevenção e a disciplina evitando esses pequenos erros cada vez que emitir uma nota fiscal. O primeiro passo é procurar a orientação do seu contabilista de confiança, ele é o único profissional realmente qualificado para esclarecer qual é a maneira correta de faturar.

Sabemos, porém, que no dia a dia das empresas, com a correria imposta pelos clientes e pela concorrência, é praticamente impossível prestar atenção a todos os detalhes exigidos pela legislação e suas infinitas variações.

Atualmente já estão disponíveis no mercado por preços acessíveis ferramentas digitais para auxiliar o empresário nesta tarefa. Programas de emissão de notas fiscais capazes de memorizar todas as informações fornecidas pelo contador e com inteligência suficiente para automatizar sua elaboração, além da capacidade de detectar os erros comumente praticados em razão da pressa, distração e esquecimento do operador.

Além de tudo isso, o empresário pode contar ainda com a ajuda “on line” de seu contabilista por intermédio de dispositivos idealizados para funcionar na Internet em que ambos acessam a nota fiscal ao mesmo tempo de forma colaborativa independente da distância geográfica entre eles.

A tecnologia está sendo utilizada pelo governo para facilitar a vida dele e complicar a sua, a reação deve ser proporcional, a tecnologia também está ao alcance dos contribuintes e seus contadores para equilibrar novamente esse jogo.

Paulo Soares.

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A LEI QUE QUASE REVELARÁ A CARGA TRIBUTÁRIA BRASILEIRA – Por Paulo Soares

O texto da lei n. 12.741/12 que obriga o contribuinte a demonstrar na nota fiscal a carga tributária incidente já foi modificado ao passar pelo veto presidencial.

A intenção de revelar quanto os tributos representam no valor de uma compra foi parcialmente frustrado pela própria complexidade do sistema tributário nacional.

Existem tributos como o INSS, o FGTS, o IRPJ e a CSLL que são calculados de forma indireta, ou seja, após a apuração mensal de todo movimento da empresa, sendo assim, não fazem parte direta do preço cobrado do consumidor e por esse motivo foram retirados da lista daqueles que devem constar no demonstrativo das notas fiscais.

Essa forma de cálculo torna impossível precisar antecipadamente a sua influência na formação do preço final, representando na realidade um custo indireto para o empresário.

No final das contas o governo descobriu que o sistema tributário vigente simplesmente impede determinar com exatidão a proporção dos tributos no preço pago pelo consumidor, desmoralizando completamente a sua demagógica iniciativa de criar uma suposta transparência fiscal no Brasil.

Paulo Soares

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