Dando continuidade a série de textos que pretende explorar algumas informações básicas sobre a Nota Fiscal Eletrônica passamos a abordar novos assuntos práticos de grande relevância para a vida saudável das empresas do ponto de vista fiscal.
Aos empresários não basta emitir a nota fiscal eletrônica com já diz nosso título, a grande maioria dos contribuintes entende que cumpriu sua obrigação ao ter a emissão de sua nota fiscal eletrônica autorizada, mas isso é só o começo da história.
Após receber a autorização de emissão da nota por parte da Secretaria da Fazenda Estadual a empresa deve tomar três providências com seu documento; Realizar o backup do arquivo; Enviar o arquivo para o destinatário da nota; Disponibilizá-lo para o contador responsável pela empresa.
No presente texto vamos explorar a primeira providência, ou seja, o arquivamento obrigatório do XML.
Insistindo nas diferenças entre o DANFE e o arquivo XML já sabemos que não adianta arquivar os papéis onde foram impressos os DANFES achando que aquilo é documento apto para surtir efeito jurídico.
O que realmente se deve fazer é o backup dos arquivos XML durante o período de 5 anos da prescrição tributária além do ano de exercício da própria emissão do documento, o que para simplificar e não errar no cálculo aconselhamos arredondar o período para 6 anos por via das dúvidas.
Mas a pergunta é o que devemos guardar e como? Quase ninguém sabe, mas para o fisco todos os arquivos XML enviados para serem autorizados como notas fiscais são considerados juridicamente relevantes e não somente aqueles que foram autorizados.
Os arquivos enviados pelo contribuinte para a Secretaria da Fazenda Estadual são tecnicamente denominados de XML-E, e os arquivos recebidos com a resposta da consulta dada pela Secretaria da Fazenda Estadual são tecnicamente denominados XML-S e ambos devem ser arquivados de forma organizada e segura por 6 anos.
Tanto os arquivos originalmente produzidos pelo contribuinte antes de serem enviados para aprovação, quanto os recebidos com as respostas do fisco, independente de qual tenha sido essa resposta, devem ser arquivados, e quando afirmamos que isso deve ser feito de forma organizada não é por capricho.
Como afirmamos anteriormente esse backup deve englobar um período de 6 anos, assim, o número de notas fiscais acumuladas será grande. Eventualmente, ocorrendo a necessidade de recuperá-las para atender uma fiscalização, separar as corretas para enviá-las e cumprir a intimação dentro do prazo estipulado, que pode ser fixado em horas como é permitido ao agente fiscal, pode se transformar em um grande problema.
Por tudo o que foi dito até aqui é óbvio que a maneira de realizar o backup dessas notas também importa muito, e sendo assim, as empresas devem adotar uma política de backup especial para os arquivos XML. Uma política que leve em consideração em primeiro lugar a garantia que todos os arquivos estão sendo arquivados em segurança sem exceção, e que também possua mais de um receptáculo de armazenamento, ou seja, arquivar os XML´s por meio de pelo menos dois métodos diferentes e reciprocamente redundantes, de preferência que pelo menos um deles seja de nível profissionalizado.
Devemos prestar atenção ainda a outro aspecto fundamental, tudo o que foi dito sobre o arquivamento das notas fiscais emitidas pelo empresário também vale para as notas fiscais eletrônicas recebidas tendo seu CNPJ como destinatário, mas esse assunto fica para o próximo texto dessa mesma série.
Paulo Soares
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