No terceiro texto sobre o mesmo tema, emissão das notas fiscais, abordaremos a questão da obrigatoriedade de arquivamento das notas fiscais eletrônicas recebidas pelo contribuinte.
Em qualquer operação acobertada por nota fiscal eletrônica, seja de compra, de devolução, de remessa etc. o destinatário da NF-e deve invariavelmente arquivar os XML´s pelo período de 6 anos.
A regra é a mesma aplicada para as notas emitidas; Cinco anos da prescrição tributária além do exercício de emissão, e com as mesmas penalidades, R$ 1.200,00 (mil e duzentos reais) de multa por cada XML não localizado em caso de fiscalização no Estado de São Paulo.
Além disso, ainda temos os cuidados de verificação e validação que devem ser feitos ao receber as notas dos fornecedores.
A primeira delas é ter certeza que a nota fiscal realmente está destinada para sua empresa. Pode parecer estranho, mas acontece com muito mais freqüência do que se pode imaginar. Receber notas fiscais de fornecedores que, por equívoco ou por má fé do emitente, não são destinadas para o CNPJ correto é corriqueiro.
A coisa é grave, independente do motivo que fez com que essa nota chegasse até a empresa sua presença é extremamente maléfica. A eventual escrituração do documento nos livros fiscais pode causar um grande prejuízo financeiro em forma de multa por parte do fisco que, considerando a conduta como fraudulenta, pode inclusive comunicar o Ministério Público para que providências criminais sejam tomadas.
Outra verificação a ser feita é a validade da nota fiscal recebida. A nota fiscal em formato XML obedece a um trâmite de elaboração, assinatura e permissão de emissão por parte das Secretarias da Fazenda dos Estados. Ao receber uma nota do seu fornecedor é imprescindível conferir se está oficialmente autorizada.
A melhor maneira que existe para essa verificação se faz por meio de uma consulta no site da SEFAZ, a não ser que a empresa possua uma ferramenta digital que realize automaticamente a validação.
Novamente, caso uma nota fiscal eletrônica com a emissão não autorizada seja juridicamente internada na empresa, em caso de fiscalização as conseqüências serão idênticas à hipótese anterior, multa e possível processo criminal para o empresário.
Finalmente existe a necessidade prevenir o mais óbvio dos erros - escriturar a nota fiscal em duplicidade. Outro caso que ocorre regularmente nas empresas é a possibilidade de lançar duas ou mais vezes a mesma nota nas apurações fiscais, potencialmente, as conseqüências dessa conduta são as mesmas que as duas anteriores, e por esse motivo, é capaz de gerar o mesmo resultado nefasto.
Por mais simples que pareça, receber, lançar e arquivar as notas fiscais recebidas é uma tarefa crítica da rotina de uma empresa, e deve ser tratada com a gravidade que as informações sobreditas comprovam que ela merece.
Paulo Soares
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