Apesar da Nota fiscal eletrônica não ser mais novidade para os empresários ainda existe muita desinformação sobre questões básicas relacionadas ao documento eletrônico.
Muitos contribuintes ainda confundem a nota fiscal com o DANFE. Como o próprio nome já explica Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) não pode ser ao mesmo tempo documento auxiliar da nota e a própria nota.
O DANFE não passa de uma mera representação gráfica da verdadeira nota fiscal que existe unicamente em sua forma eletrônica por meio do conteúdo de um arquivo XML. A nota fiscal eletrônica nada mais é que o conjunto de informações contido em um arquivo eletrônico em formato XML com um layout especificado por lei e que expressa uma operação de venda, remessa, etc.
A nota fiscal é um documento fiscal das empresas, e como todo documento a nota fiscal possui relevância jurídica, e seguindo o raciocínio do que foi escrito nos parágrafos acima, no caso do documento nota fiscal eletrônica o que possui relevância jurídica é exatamente o arquivo XML e seu conteúdo.
Podemos dizer então que o DANFE não passa de um resumo escrito de forma ordenada e legível para os leigos das informações completas contidas no XML. O DANFE serve unicamente como referência para acompanhar a mercadoria em seu trânsito e para a conferência no momento de chegada ao destino.
A informação mais importante escrita no DANFE é a chave de acesso representada pelo código de barras ou pelo número de 42 dígitos impressos em seus campos próprios. Com a chave de acesso é que por meio do site da Secretaria da Fazenda Estadual os contribuintes ou os fiscais podem conferir a existência e exatidão das informações da nota fiscal, e não pela simples leitura do DANFE.
Basicamente o que se pretende afirmar aqui é que a DANFE não é confiável e pode ser facilmente alterada, ou falsificada, assunto que será abordado em outro texto da série sobre informações básicas sobre NF-e do qual esse é o primeiro.
Os empresários devem ter em mente que o DANFE não se presta principalmente para duas coisas, primeiro ele não serve como documento a ser enviado para o escritório de contabilidade para ser escriturado nos livros fiscais da empresa, e em segundo, ele nunca deve ser considerado como um documento e, portanto, guardar cópias do DANFE não tem o mesmo significado que tinha a guarda das notas fiscais tradicionais extraídas dos antigos blocos de notas ou dos ultrapassados formulários contínuos impressos por computador.
Antigamente, quando a empresa sofria um fiscalização os empresários atendiam as intimações entregando seus livros fiscais em conjunto com caixas e caixas de notas fiscais de papel para o trabalho de conferência do agente fiscal, atualmente, o que deve ser entregue para satisfazer a vontade do fisco não passa de um conjunto de arquivos eletrônicos, alguns são as notas fiscais outros os próprios livros em formato digital.
Experimente entregar um DANFE para o fiscal fazer seu trabalho e receba imediatamente uma multa de R$ 1.200,00 para cada XML não encontrado em seus arquivos de backup, mas esse assunto também será objeto de um texto próprio dessa série.
Paulo Soares
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